Wprowadzenie. Radca prawny działa w otoczeniu, w którym obowiązują unijne i krajowe szczególne środki ograniczające. Te środki wiążą wprost. Obejmują zakaz udostępniania środków finansowych i zasobów gospodarczych podmiotom z list sankcyjnych oraz obowiązek ich zamrożenia. Artykuł wyjaśnia, jak radca identyfikuje te obowiązki i jak je stosuje w różnych formach wykonywania zawodu. Pokazuję, wobec kogo i jakie środki stosujemy w praktyce. Wskazuję ryzyka interpretacyjne i operacyjne. Na końcu odnoszę ten reżim do tajemnicy radcowskiej i przedstawiam zasady godzenia obu wartości.
Podstawy prawne i źródła obowiązków. Podstawą są rozporządzenia Rady UE ustanawiające szczególne środki ograniczające. Te akty przewidują zamrożenie środków oraz zakaz ich udostępniania bezpośrednio lub pośrednio. Nakazują też zapobieganie obchodzeniu restrykcji. Obowiązki mają charakter powszechny i wiążą wszystkich, którzy działają na terytorium Unii lub podlegają jej jurysdykcji.
Polska stosuje te środki oraz prowadzi krajową listę sankcyjną. Wpis na listę powoduje zamrożenie środków i zakaz ich udostępniania. Właściwe organy krajowe wykonują zadania związane z udzielaniem zezwoleń i nadzorem nad realizacją środków. W reżimie przeciwdziałania praniu pieniędzy kancelaria radcy może stać się „instytucją obowiązaną”. Wtedy stosuje równolegle obowiązki wynikające z ustawy AML, w tym weryfikację list publikowanych przez GIIF i odniesienia do sankcji ONZ.
W praktyce radca weryfikuje co najmniej trzy źródła. Sprawdza skonsolidowaną listę unijną. Sprawdza polską listę prowadzoną przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Jeżeli kancelaria jest instytucją obowiązaną, sprawdza także listy GIIF. Taki zestaw źródeł pozwala wykryć ryzyko w trzech nakładających się reżimach.
Zakres podmiotowy. Obowiązek stosowania sankcji dotyczy każdego radcy, niezależnie od formy wykonywania zawodu. Radca działa jako przedsiębiorca prowadzący kancelarię, jako wspólnik spółki zawodowej, jako podwykonawca innej kancelarii albo jako prawnik in-house. Zawsze podlega powszechnym zakazom udostępniania środków i obowiązkowi zamrożenia. Różni się jednak sposób organizacji zgodności.
W indywidualnej kancelarii lub w spółce zawodowej odpowiedzialność za system sankcyjny spoczywa na właścicielu lub organie zarządczym. W relacji pracowniczej główną rolę pełni pracodawca. Radca stosuje procedury wewnętrzne i sygnalizuje ryzyko obejścia sankcji. Jako podwykonawca radca zwraca uwagę na to, kto faktycznie finansuje usługę i czy płatność nie pochodzi od podmiotu objętego środkiem ograniczającym. W każdym modelu radca pamięta, że zakaz udostępniania środków działa także pośrednio. Dotyczy świadczeń wykonanych „przez kogoś” i „dla kogoś”, jeżeli ostateczny beneficjent jest wpisany na listę.
Zakres przedmiotowy. Reżim sankcyjny przewiduje katalog konsekwencji prawnych. Najważniejsze to zamrożenie środków i zasobów oraz zakaz ich udostępniania. Zamrożenie oznacza, że radca nie może zmienić miejsca, przeznaczenia ani dostępu do środków objętych środkiem. Zakaz udostępniania obejmuje przekazanie środków bezpośrednio, a także działania pośrednie. Przepisy obejmują także czynności, które prowadzą do obejścia restrykcji.
Przepisy dopuszczają derogacje. Najczęściej dotyczą „rozsądnych honorariów” i zwrotu wydatków na pomoc prawną. Derogacje nie mają charakteru ogólnego. Wymagają uprzedniego zezwolenia właściwego organu. W Polsce organem właściwym w sprawach udzielania zezwoleń na zwolnienie spod zamrożenia środków lub na udostępnienie zamrożonych środków i zasobów gospodarczych, w tym na pokrycie uzasadnionych kosztów usług prawnych, jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Radca ocenia, czy sprawa mieści się w tym wyjątku. W razie wątpliwości nie przyjmuje płatności i występuje o zezwolenie do Szefa KAS.
Procedura zgodności w kancelarii. Kancelaria wprowadza spisaną procedurę sankcyjną. Procedura reguluje momenty weryfikacji: przy przyjęciu zlecenia, przed przyjęciem jakichkolwiek środków oraz przed każdą wypłatą. Procedura określa narzędzia i źródła danych. Procedura opisuje wzór notatki z badania, schemat decyzyjny i osoby odpowiedzialne.
Kancelaria tworzy klauzulę sankcyjną w umowach z klientami. Klauzula umożliwia natychmiastowe wstrzymanie świadczenia i płatności. Klauzula przewiduje obowiązek klienta do współpracy przy ustalaniu właścicieli i kontrolujących. Klauzula informuje o możliwości złożenia wniosku do Szefa KAS o zezwolenie na pokrycie kosztów usług prawnych.
Kancelaria prowadzi rejestr trafień i wniosków do organów. Kancelaria szkoli zespół. Kancelaria wyznacza osobę kontaktową do relacji z organami i opisuje ścieżkę eskalacji. Jeżeli kancelaria spełnia kryteria ustawy AML, integruje procedurę sankcyjną z polityką AML. Spina weryfikację sankcyjną z oceną ryzyka klienta i z monitoringiem relacji.
Formy wykonywania zawodu – różnice w organizacji zgodności:
- Kancelaria indywidualna lub spółka radców prawnych. Partner lub zarząd tworzy i utrzymuje procedurę sankcyjną. Zapewnia narzędzia do sprawdzania list. Wyznacza zasady dokumentowania wyników. Wprowadza tryb natychmiastowego zamrożenia środków. Jeżeli kancelaria jest instytucją obowiązaną, rozszerza procedurę o elementy AML.
- Radca w stosunku pracy (in-house). Pracodawca odpowiada za system, ale radca pozostaje pierwszą linią interpretacji i sygnalizacji ryzyka. Ocena obejmuje dostawców, pośredników, odbiorców płatności i beneficjentów rzeczywistych. Radca współtworzy wzorce umowne i wyłączenia kontraktowe. Wspiera dział finansów w weryfikacji transakcji i w kontaktach z organami.
- Radca jako podwykonawca. Radca weryfikuje zleceniodawcę i klienta końcowego. Gdy honorarium pochodzi od klienta końcowego, radca traktuje płatność jak udostępnienie środków. W przypadku trafienia wstrzymuje przyjęcie wynagrodzenia i występuje o zezwolenie do Szefa KAS. Odnotowuje podstawę i datę decyzji. Informuje kancelarię główną o ograniczeniach, które wynikają z prawa.
Wobec kogo stosujemy środki. Radca bada klienta, jego beneficjentów rzeczywistych i osoby kontrolujące. Radca bada członków organów, pełnomocników, płatników i sponsorów opłat. Jeżeli sprawa ma charakter transakcyjny, radca rozszerza badanie na kontrahentów i drugą stronę transakcji. Gdy radca zarządza depozytem albo zaliczką, obejmuje badaniem płatników i rachunki, z których pochodzą środki.
W razie pozytywnego trafienia radca zamraża środki i nie dokonuje żadnego rozporządzenia. Radca nie przyjmuje nowej płatności bez zezwolenia. Wniosek kieruje do Szefa KAS i dołącza kalkulację uzasadnionych kosztów, jeżeli dotyczy honorarium lub zwrotu wydatków. Radca odpowiada na żądania informacji organu, ale przekazuje tylko dane niezbędne do wykonania środka.
Studia przypadków – typowe scenariusze. Reprezentacja podmiotu z listy. Spółka z listy sankcyjnej proponuje pełnomocnictwo procesowe. Radca może nadal świadczyć pomoc prawną. Nie może jednak przyjąć wynagrodzenia ani zwrotu wydatków bez zezwolenia. Do czasu decyzji wszystkie przekazane środki pozostają zamrożone. Radca prowadzi korespondencję z organem i dokumentuje podstawę prawną działań.
Płatność od spółki kontrolowanej. Klient nie figuruje na liście, ale kontroluje go osoba wpisana na listę. Radca ustala łańcuch własności i kontroli. Jeżeli nie wyklucza ryzyka pośredniego udostępnienia środków, wstrzymuje przyjęcie zlecenia albo domaga się zezwolenia. Ryzyko obejścia sankcji rośnie, gdy w rozliczeniu uczestniczą pośrednicy.
Depozyt na opłaty. Kancelaria otrzymała środki na rachunek powierniczy w celu pokrycia opłat sądowych. Po aktualizacji list okazuje się, że płatnik wszedł na listę krajową. Kancelaria zamraża środki i tworzy protokół zamrożenia. Składa wniosek do Szefa KAS o zezwolenie, jeżeli opłata jest niezbędna do realizacji prawa do sądu.
Radca in-house w łańcuchu dostaw. Spółka weryfikuje dostawców i podwykonawców. Radca proponuje klauzule sankcyjne z prawem do natychmiastowego wstrzymania dostaw i płatności. Radca projektuje procedurę „stop payment” w systemie finansowym i wzór raportu z badania sankcyjnego.
Rafy interpretacyjne i operacyjne. Największym wyzwaniem jest pośrednie udostępnienie środków. Płatność przechodzi przez podmiot niewpisany na listę, ale ostatecznie zasila osobę objętą środkiem. Takie ryzyko pojawia się przy finansowaniu honorariów przez spółki zależne, fundacje lub osoby powiązane. Problemem pozostaje transliteracja nazwisk i błędy w identyfikatorach. Radca zabezpiecza się przez dokumentowanie wariantów wyszukiwania i źródeł danych.
Trudność powodują depozyty i zaliczki. Zamrożenie obejmuje nie tylko zakaz wypłaty, ale także zakaz zmiany przeznaczenia czy rachunku technicznego. Radca prowadzi ewidencję zamrożonych środków. Zabezpiecza księgowość przed nieświadomym rozliczeniem. Ryzykiem jest także „łańcuch usług”. Podwykonawca może nieświadomie udostępnić zasób gospodarczy podmiotowi objętemu środkiem, na przykład przez finansowanie ekspertyzy.
Tajemnica radcowska a sankcje. Tajemnica radcowska ma charakter bezwzględny w granicach wyznaczonych ustawą o radcach prawnych. Obejmuje wszystkie informacje, które radca uzyskał przy świadczeniu pomocy prawnej. Jednocześnie rozporządzenia sankcyjne przewidują obowiązek przekazywania informacji niezbędnych do wykonania środka. W praktyce radca przekazuje dane identyfikujące, informacje o posiadanych środkach i o czynnościach podjętych w celu zamrożenia. Radca nie ujawnia treści porady prawnej, strategii procesowej i innych materiałów objętych tajemnicą.
Kancelaria przygotowuje wzorzec pisma do organu. Wskazuje w nim podstawę prawną ujawnienia i zakres informacji. Oznacza informacje objęte tajemnicą i przedstawia uzasadnienie odmowy ujawnienia ich treści. Dzięki temu łączy obowiązek lojalności wobec klienta z obowiązkiem przestrzegania prawa powszechnie obowiązującego.
Kierunek zmian przepisów. Unia Europejska przyjęła dyrektywę 2024/1226 w sprawie określenia przestępstw związanych z naruszeniem unijnych środków ograniczających oraz sankcji karnych za takie naruszenia. Państwa członkowskie otrzymały termin transpozycji do 20 maja 2025 r. Dyrektywa harmonizuje katalog czynów zabronionych, podnosi standard dowodowy w sprawach sankcyjnych i wymaga wzmocnienia mechanizmów zgodności w sektorach niefinansowych, w tym w usługach profesjonalnych.
W Polsce trwają prace nad ustawą o środkach ograniczających o charakterze horyzontalnym. Celem jest ujednolicenie stosowania reżimów sankcyjnych, doprecyzowanie właściwości organów oraz implementacja dyrektywy 2024/1226. Z perspektywy kancelarii radców prawnych można oczekiwać bardziej precyzyjnych przepisów o dokumentowaniu zamrożeń, o standardzie wniosków do Szefa KAS i o odpowiedzialności za obejście środków. Do czasu wejścia nowych regulacji stosujemy dotychczasowy reżim unijny, ustawę sankcyjną z 2022 r. i przepisy o Krajowej Administracji Skarbowej.
Standard należytej staranności. Radca stosuje zasadę „trzech momentów”. Weryfikuje sankcje przy zawarciu umowy, przy przyjęciu płatności i przy wypłacie. Utrzymuje rejestr wszystkich badań i wyników. W umowie umieszcza klauzulę sankcyjną z prawem do zawieszenia świadczenia oraz z obowiązkiem klienta do ujawnienia struktury właścicielskiej i zmian w tej strukturze. W razie trafienia inicjuje wniosek do Szefa KAS i informuje klienta o skutkach prawnych.
Kancelaria integruje system sankcyjny z AML i z kontrolą konfliktów interesów. Szkolenia obejmują zespół merytoryczny i księgowość. System IT blokuje płatności do podmiotów ze statusem „zamrożony”. Audyt wewnętrzny testuje skuteczność procedury co najmniej dwa razy do roku. Taki standard obniża ryzyko odpowiedzialności administracyjnej i karnej.
Wnioski. Szczególne środki ograniczające wiążą wprost i mają pierwszeństwo w obszarze rozporządzania środkami. Radca może świadczyć usługi dla podmiotu z listy, ale nie może przyjąć wynagrodzenia bez zezwolenia Szefa KAS. Zamrożenie środków działa rygorystycznie i obejmuje każdą zmianę ich statusu. Największe ryzyko dotyczy pośredniego udostępniania środków oraz depozytów i zaliczek. Da się pogodzić obowiązki sankcyjne z tajemnicą radcowską, jeżeli radca ograniczy zakres ujawnianych informacji do niezbędnego minimum i udokumentuje podstawę prawną działania. Zmiany unijne i krajowe wzmacniają znaczenie reżimu zgodności i zwiększają oczekiwania dowodowe wobec kancelarii.