W dniu 26 września 2017 r. EBA i ESMA opublikowały nowe wytyczne w sprawie oceny kwalifikacji członków organu zarządzającego banków i domów maklerskich (ESMA and EBA Guidelines on the assessment of the suitability of members of the management body and key function holders under Directive 2013/36/EU and Directive 2014/65/EU).
Na dzień dzisiejszy nie wiadomo jeszcze czy wytyczne będą w pełni stosowane przez KNF, który na oficjalną odpowiedź do EBA (comply or explain) będzie miał 2 miesiące od opublikowania wytycznych we wszystkich językach urzędowych Unii Europejskiej, co jeszcze nie nastąpiło.
Tym niemniej z uwagi na znaczenie przedmiotowych wytycznych dla zarządów banków i domów maklerskich przesyłamy poniżej wyszczególnienie najważniejszych zmian (w stosunku do poprzednich wytycznych z 2012 r.), które najprawdopodobniej dosięgną Państwa instytucję.
I. Członkowie organu zarządzającego mają wystarczająco dużo czasu na wypełnianie swoich obowiązków (art. 41-44) – Instytucje powinny rejestrować role, obowiązki i wymagane zdolności na stanowiskach w organie zarządzającym i przewidywać jaki czas jest wymagany dla każdego członka zarządu z uwzględnieniem potrzeby poświęcenia wystarczającego czasu na wprowadzenie oraz szkolenia.
Instytucje powinny prowadzić rejestry wszystkich stanowisk organu zarządzającego. Takie zapisy powinny być aktualizowane w każdym przypadku, kiedy określony czas jest niewystarczający. W przypadku wystąpienia takich zmian, które mogą zmniejszyć zdolność członka zarządu zobowiązanego do poświęcenia wystarczającego czasu na wykonywanie jego funkcji, instytucja powinna ponownie ocenić zdolność członka do przestrzegania wymaganego zobowiązania czasowego na jego stanowisko.
II. Należy określić, w jaki sposób uwzględniać aspekty różnorodności, wykształcenia i zawodu, wiek, płeć i pochodzenie geograficzne w procesie rekrutacji (art. 58-66)– Członkowie organu zarządzającego powinni mieć aktualne zrozumienie działalności instytucji i jej ryzyka, na poziomie współmiernym do ich obowiązków. Powinni posiadać odpowiednią wiedzę, umiejętności i kwalifikacje. W tym kontekście ocena odpowiedniej wiedzy, umiejętności i kwalifikacji powinna uwzględniać:
- rolę i obowiązki w związku z zajmowanym stanowiskiem oraz wymagane zdolności;
- wiedza i umiejętności zdobyte w drodze kształcenia, szkolenia i praktyki;
- doświadczenie praktyczne i zawodowe zdobyte na poprzednich stanowiskach;
- wiedzy i umiejętności nabytych i wykazanych przez profesjonalne zachowanie członka zarządu (art. 60)
III. Należy podkreślić znaczenie wprowadzenia i szkoleń w celu zapewnienia początkowej i stałej przydatności członków zarządu. Instytucje są zobowiązane do opracowania polityki szkoleniowej oraz do przeznaczenia odpowiednich środków finansowych i ludzkich na wprowadzanie i szkolenie. (94-103)
Wszyscy nowo mianowani członkowie zarządu powinni otrzymywać kluczowe informacje. Najpóźniej po upływie 1 miesiąca od objęcia stanowiska, powinno być zakończone w ciągu 6 miesięcy.
Instytucje powinny opracować strategie i procedury dotyczące wprowadzania i szkolenia członków zarządu. Polityka powinna zostać przyjęta przez zarząd.
Zasoby ludzkie i finansowe przewidziane na wprowadzenie i szkolenie powinny być wystarczające, aby osiągnąć cele związane ze szkoleniem czyli żeby członek zarządu był odpowiednio przygotowany do zajmowanego przez niego stanowiska. Przy ustanawianiu ludzkich i finansowych zasobów niezbędnych do zapewnienia skutecznych zasad i procedur w zakresie szkolenia członków zarządu, instytucja powinna wziąć pod uwagę dostępne odpowiednie wskaźniki branżowe, na przykład dotyczące dostępnego budżetu szkoleniowego, włącznie z wynikami analizy porównawczej dostarczonymi przez EBA. Elementy polityki określone są w art. 99.
IV. Należy opracować wspólne kryteria oceny indywidualnej i zbiorowej wiedzy, umiejętności i doświadczenia członków organu zarządzającego, a także dobrej reputacji, uczciwości oraz niezależności „umysłu” członków zarządu (Art. 67-72)
Zarząd powinien być w stanie wspólnie zrozumieć działalność instytucji, w tym głównych ryzyk. Kryteria te powinny być zastosowane osobno dla zarządu w jego funkcji zarządzania oraz osobno w jego funkcji nadzorczej. Wszystkie obszary wiedzy wymagane do prowadzenia działalności instytucji powinny być realizowane przez organ zarządzający wspólnie posiadający wystarczającą wiedzę fachową. W każdej z nich powinna być wystarczająca liczba członków umożliwiająca omówienie decyzji. Członkowie organu zarządzającego powinni wspólnie posiadać umiejętność przedstawiania swoich poglądów i wpływania na proces podejmowania decyzji w ramach organu zarządzającego. W tym następujące aspekty (określone konkretniej niż w poprzednich wytycznych):
- działalność instytucji i związane z nią główne ryzyka;
- każdą z istotnych działań instytucji;
- obszary kompetencji sektorowych / finansowych, w tym finansowych i kapitałowych, wypłacalność i modele;
- rachunkowość finansowa i sprawozdawczość;
- zarządzanie ryzykiem, zgodność i audyt wewnętrzny;
- technologia informacyjna i bezpieczeństwo;
- rynki lokalne, regionalne i globalne, w stosownych przypadkach;
- otoczenie prawne i regulacyjne;
- umiejętności i doświadczenie menedżerskie;
- umiejętność planowania strategicznego.
V. Zasada niezależności – tzw. dobre praktyki. Oceniając niezależność członków, instytucje powinny rozróżniać pojęcie między „niezależnością umysłu”, mającą zastosowanie do wszystkich członków zarządu instytucji oraz „niezależności ciała”, wymagana dla niektórych członków organizacji organu zarządzającego w jego funkcji nadzorczej (art. 79-93)
Niezależność umysłu – (art. 82-87) oceniając niezależność umysłu, o której mowa w ustępie 80, instytucje powinny ocenić, czy wszyscy członkowie organu zarządzającego mają niezbędne umiejętności behawioralne, w tym:
- odwaga, przekonanie i siła, aby skutecznie oceniać i kwestionować proponowane decyzje innych członków organu zarządzającego;
- być w stanie zadawać pytania członkom organu zarządzającego w jego imieniu;
- być w stanie oprzeć się „myśleniu grupowemu”.
Oceniając istnienie konfliktu interesów, o którym mowa w pkt 82 lit. b) instytucje powinny określić faktyczne lub potencjalne konflikty interesów zgodnie z procedurą i ocenić ich istotność. Sytuacje, które mogą powodować faktyczne lub potencjalne konflikty interesów – należy rozważyć co najmniej następujące:
- interesy gospodarcze (np. akcje, inne prawa własności i członkostwo)
- inne interesy gospodarcze, prawa własności intelektualnej,
- pożyczki udzielone przez instytucję spółce należącej do członków zarządu,
- osobiste lub zawodowe relacje z personelem instytucji lub podmiotów włączonych w ramach konsolidacji ostrożnościowej (np. bliskich relacji rodzinnych);
- inne zatrudnienie i wcześniejsze zatrudnienie w niedawnej przeszłości (np. pięć lat);
- osobiste lub zawodowe relacje z odpowiednimi zainteresowanymi stronami zewnętrznymi, (np. związane z dostawcami materiałów, konsultacjami lub innymi dostawcami usług);
- członkostwo w organie lub w podmiocie o sprzecznych interesach;
- wpływ polityczny czy stosunki polityczne.
VI. Należy opracować politykę oceny przydatności członków organu zarządzającego (Art. 110), ocenę przydatności poszczególnych członków organu zarządzającego (art. 146-149) oraz ciągle monitorować i ponownie wykonywać ocenę indywidualną i zbiorową członków organu zarządzającego (art. 153-161).
Link do wytycznych: https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/esma71-99-598_joint_esma_and_eba_guidelines_eba-gl-2017-12_0.pdf