Szanowni Państwo,
z dniem 30 czerwca 2018 r. uchylone zostały wytyczne Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego (EBA) w sprawie oceny kwalifikacji członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje[1] i zastąpiono je nowymi wytycznymi w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje[2] wydanymi wspólnie przez EBA oraz Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA).
Wytyczne EBA i ESMA w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje
[Poświęcanie wystarczającej ilości czasu oraz ewidencjonowanie] Wytyczne nakładają obowiązek oceny przez instytucję, czy członek organu zarządzającego może poświęcić wystarczającą ilość czasu na wykonywanie swych funkcji i obowiązków. Należy ewidencjonować (w formie pisemnej) zadania, obowiązki oraz oczekiwaną ilość poświęconego czasu wymaganą dla każdego stanowiska. Ponadto, należy poinformować członka organu zarządzającego o oczekiwanej ilości czasu, którą jest zobowiązany poświęcić na swoje obowiązki. Konieczne jest także kontrolowanie, czy wymogi dot. poświęcanego czasu są przez członka organu zarządzającego realizowane (pkt 41 i nast.).
[Obliczanie liczby funkcji dyrektorskich] Wytyczne doprecyzowują sposób obliczania liczby funkcji dyrektorskich na potrzeby realizacji obowiązku, o którym mowa w art. 91 ust. 3 dyrektywy 2013/36/UE.
[Niezależność osądu i bycie niezależnym] Przy ocenie niezależności członków organu zarządzającego należy rozróżnić „niezależność osądu” (aspekt behawioralny) od zasady „bycia niezależnym”, której stosowanie jest wymagane w przypadku niektórych członków organu zarządzającego banku lub domu maklerskiego pełniącego funkcję nadzorczą.Wytyczne szczegółowo definiują te pojęcia, a także wskazują narzędzia niezbędne do dokonania oceny w tym zakresie (pkt 79 i nast.).
[Wprowadzenie w obowiązki i szkolenia] Wytyczne wskazują na konieczność wprowadzania w obowiązki i przeprowadzania szkoleń dla członków organu zarządzającego. Wszyscy nowo wyznaczeni członkowie organu zarządzającego powinni otrzymać kluczowe informacje najpóźniej w terminie 1 miesiąca od objęcia stanowiska, a wprowadzenie ich w obowiązki powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy (pkt 94).
[Polityka wprowadzenia w obowiązki i szkolenia] Wytyczne nakładają obowiązek posiadania: (i) polityki w zakresie wprowadzenia w obowiązki i szkolenia członków organu zarządzającego; (ii) procedury identyfikacji obszarów, w których wymagane jest szkolenie; oraz (iii) procedury oceny na potrzeby kontrolowania realizacji i jakości wprowadzania w obowiązki i szkolenia oraz oceny zgodności z polityką i procedurami. Wytyczne nakładają także obowiązek aktualizacji polityk i procedur wskazanych wyżej (pkt 97).
[Polityka dot. zróżnicowania] Wytyczne podkreślają obowiązek wynikający z dyrektywy 2013/36/UE dot. posiadania i wprowadzania polityki promującej zróżnicowanie organu zarządzającego (członków organu). Wytyczne doprecyzowują aspekty zróżnicowania, a także wprowadzają obowiązek dokumentowania zgodności z zakładanymi celami i wartościami docelowymi dot. zróżnicowania oraz obowiązek posiadania polityki w zakresie zróżnicowania personelu (pkt 104 i nast.).
[Polityka dot. odpowiedniości] Wytyczne podkreślają obowiązek posiadania polityki dot. odpowiedniości członków organu zarządzającego i jej dostosowania m.in. do przepisów ładu korporacyjnego instytucji, jej kultury korporacyjnej i gotowości podejmowania ryzyka. Polityka dot. odpowiedniości powinna obejmować lub odnosić się do polityki dot. zróżnicowania na potrzeby uwzględniania zróżnicowania na etapie rekrutacji (pkt 110 i nast.).
[Rola jednostki ds. kontroli wewnętrznej] Wytyczne wskazują, że jednostka ds. kontroli wewnętrznej powinna zapewnić realny wkład w opracowanie polityki dot. odpowiedniości, w tym jednostka ds. zapewnienia zgodności powinna przeprowadzić analizę wpływu polityki dot. odpowiedniości na przestrzeganie przepisów prawa, polityk, procedur wew. oraz powinna notyfikować organowi zarządzającemu stwierdzone ryzyka w tym zakresie (pkt 114).
[Komitet ds. nominacji] Znaczące instytucje mają obowiązek posiadania komitetu ds. nominacji, którego członkowie powinni posiadać odpowiednią wiedzę, kompetencję oraz doświadczenie, aby móc ocenić właściwy skład organu zarządzającego. Jeżeli komitet ds. nominacji nie został ustanowiony, określone dla tego komitetu obowiązki ciążyć będą na organie zarządzającym pełniącym funkcję nadzorczą (pkt 124 i nast.).
[Monitorowanie polityki dot. odpowiedniości] Organ zarządzający oraz komitet ds. nominacji (jeżeli został powołany) mają obowiązek monitorować skuteczność polityki dot. odpowiedniości oraz dokonywać przeglądu jej opracowania i wdrożenia (pkt 117). W przypadku konsolidujących banków lub domów maklerskich polityka dot. odpowiedniości powinna mieć charakter grupowy, a instytucja ta powinna zapewnić jej wprowadzenie i zgodność z przepisami we wszystkich przedsiębiorstwach objętych zakresem konsolidacji ostrożnościowej, w tym niepodlegających dyrektywie 2013/36/UE (pkt 118).
[Ocena odpowiedniości – wymogi] Wytyczne zawierają szereg postanowień dotyczących wymogów oceny odpowiedniości indywidualnej i zbiorowej, w tym przewidują okoliczność wyznaczenia członków przed dokonaniem oceny odpowiedniości (pkt 135 i nast.). Instytucje powinny wymagać od członków organu zarządzającego wykazania ich odpowiedniości (pkt 146 i nast.), a także powinny dokonywać oceny odpowiedniości zbiorowej organu (pkt 150 i nast.).
[Dokumentowanie wyników oceny] Instytucje mają obowiązek dokumentować wyniki oceny odpowiedniości, w szczególności różnice między wymaganą a faktyczną odpowiedzialnością indywidualną i zbiorową. Wytyczne wskazują także na obowiązek przekazywania wyników tej oceny właściwemu organowi (pkt 143 i nast.).
[Ciągłe monitorowanie] Wytyczne wskazują na obowiązek ciągłego monitorowania oceny odpowiedniości indywidualnej i zbiorowej, określając jednocześnie okoliczności, które należy brać pod uwagę przy jej dokonywaniu (pkt 154). Ponowna ocena odpowiedniości powinna, w przypadku znaczących instytucji, być dokonywana co najmniej raz w roku, a w przypadku instytucji niebędących znaczącymi – co najmniej raz na dwa lata (pkt 155).
[Obowiązek informacyjny] Instytucje mają obowiązek dokumentowania i informowania właściwego organu o dokonaniu ponownej oceny (pkt 159 i nast.). Ponadto, zgodnie z Wytycznymi, właściwy organ może żądać przedstawienia dokumentacji z dokonanej ponownej oceny (pkt 160).
[Ocena odpowiedniości dokonywana przez instytucje CRD] Wytyczne odrębnie określają zasady oceny odpowiedniości osób pełniących najważniejsze funkcje, dokonywanej przez banki lub domy maklerskie. (pkt 162-164).
[Załącznik II i III] Załączniki nr II i III zawierają kolejno niewyczerpujący wykaz umiejętności oraz wymagania dotyczące dokumentacji w przypadku wyznaczenia po raz pierwszy.
[1] EBA/GL/2012/06.
[2] EBA/GL/2017/12 21/03/2018.